Mỗi văn phòng thuê đều có thời hạn sử dụng nhất định. Khi một công ty chuyển đến văn phòng mới, có rất nhiều điều cần lưu ý. Hãy cùng chúng tôi khám phá những chia sẻ sau đây để biết được chuyển văn phòng cần làm những gì nhé.
Bạn đang đọc: Chuyển Văn Phòng Cần Làm Những Gì? 7 Điều Bạn Cần Nhớ
Chuyển văn phòng là gì?
Chuyển văn phòng còn được gọi là di chuyển các vật dụng, đồ đạc hiện có từ văn phòng cũ nơi bạn làm việc sang văn phòng mới. Tóm lại, chuyển văn phòng là chuyển toàn bộ đồ đạc từ văn phòng cũ sang văn phòng mới.
Chuyển văn phòng luôn là một công việc mệt mỏi vì bạn không biết bắt đầu từ đâu. Bất cứ khi nào bạn muốn chuyển văn phòng của mình đến nơi làm việc mới, có rất nhiều công việc đang chờ bạn như chuẩn bị đồ đạc, sắp xếp đồ đạc lớn nhỏ, vận chuyển sản phẩm đến nơi làm việc mới cũng như vận chuyển, tháo dỡ. Bạn không biết cách di chuyển sao cho hợp lý, việc di chuyển tốn rất nhiều thời gian, lãng phí thời gian và tiền bạc. Chuyển văn phòng cực kỳ đơn giản nếu bạn nắm vững những thủ thuật được chia sẻ dưới đây.
Chuyển văn phòng cần làm những gì?
Thuê văn phòng mới ở vị trí thuận tiện
Trước khi chuyển văn phòng từ địa điểm này sang địa điểm khác, các công ty phải tìm văn phòng khác thay thế. Các công ty có thể tìm kiếm văn phòng mới thông qua các kênh thông tin và mạng xã hội. Nếu không có nhiều thời gian tự mình tìm kiếm, các công ty có thể tranh thủ sự trợ giúp của một nhà môi giới bất động sản.
Văn phòng mới phải đáp ứng các tiêu chí về vị trí, không gian, tiện nghi cũng như tình hình tài chính của công ty bạn.
Trong số các yếu tố kể trên, một yếu tố quan trọng không kém là việc xác định thời điểm và địa điểm doanh nghiệp sẽ chuyển dịch. Nghiên cứu vị trí kỹ lưỡng là điều cần thiết, nó quyết định nơi doanh nghiệp của bạn sẽ tồn tại lâu dài trong tương lai.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng
Khi chuyển văn phòng, công ty cần phải có kế hoạch cụ thể để tránh những sai sót trong quá trình vận chuyển. Khi xây dựng kế hoạch này, bạn nên liệt kê rõ ràng các thông tin liên quan đến nhân sự, vật tư, chi phí và thời gian liên quan. Đặc biệt:
- Thời gian dự kiến chuyển văn phòng là bao lâu?
- Nên thay những đồ nội thất nào, nên bổ sung những đồ nội thất nào?
- Chỗ ngồi cho nhân viên bộ phận
- Chi phí chuyển văn phòng ước tính: chi phí thuê nhân viên, chi phí vận chuyển và chi phí phát sinh
- Thủ tục, hồ sơ liên quan đến việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu cần thiết
Xác định ngày, giờ chuyển văn phòng
Thời gian chuyển văn phòng công ty sẽ phụ thuộc vào thời hạn thuê văn phòng cũ ghi trên hợp đồng. Đồng thời, các công ty phải cân nhắc xem văn phòng mới có thể di chuyển được hay không.
Trong một số trường hợp, việc chuyển văn phòng còn phụ thuộc vào vận mệnh của người sáng lập và phong thủy. Việc chọn ngày giờ tốt để chuyển văn phòng sẽ ảnh hưởng tới vận may, vận may của công ty sau khi chuyển đến văn phòng mới.
Ngoài ra, việc chuyển văn phòng cần đảm bảo công việc của công ty không bị ảnh hưởng. Khi công việc bận rộn và bạn có hẹn gặp đối tác tại văn phòng thì không nên chuyển văn phòng. Tránh ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
Thời điểm hợp lý trong ngày để chuyển văn phòng của bạn là buổi sáng hoặc buổi trưa. Tránh di chuyển vào buổi tối vì khi đó bạn sẽ có ít thời gian hơn để dọn dẹp, sắp xếp lại văn phòng mới. Ngoài ra, dựa trên yếu tố phong thủy, bạn không nên di chuyển bàn làm việc vào buổi tối.
Liệt kê tài sản và các phương án vận chuyển
Khi chuyển văn phòng, điều quan trọng là phải kiểm kê tài sản, trang thiết bị văn phòng một cách rõ ràng, gọn gàng. Việc phân loại thiết bị, tài sản theo từng bộ phận sẽ tránh việc trộn lẫn, bỏ sót thiết bị. Trong quá trình vận chuyển, các thiết bị được liệt kê phải được đóng gói và vận chuyển đúng cách. Đó cũng là phương án sắp xếp văn phòng mới một cách hợp lý nhất.
Để chuyển văn phòng đến địa chỉ mới, bạn cần chuẩn bị những vật dụng cần thiết như hộp, băng keo, dây đai,… Mỗi cá nhân phải tháo dỡ và cất giữ đồ đạc của mình vào từng khu vực riêng biệt. Điều này đảm bảo rằng các mặt hàng của họ sẽ không bị trộn lẫn trong quá trình vận chuyển.
Kế hoạch vận chuyển được đưa ra ngay sau khi liệt kê số lượng tài sản cần di chuyển, bao gồm quy cách đóng gói, đồ đạc cần chuyển trước, đồ đạc cần chuyển sau, phương tiện sử dụng và người chịu trách nhiệm giám sát quá trình vận chuyển. đo lường điều này.
Ngoài ra, cần đánh dấu đồ đạc, thiết bị của từng nhân viên để tránh nhầm lẫn hoặc sai mã tài sản tương ứng với từng nhân viên, bộ phận.
Bàn giao mặt bằng văn phòng cũ cho chủ đầu tư
Khi chuyển đến văn phòng mới, công ty phải bàn giao mặt bằng cũ cho chủ đầu tư. Ngoài ra, hai bên phải thực hiện các bước cần thiết khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.
Trong quá trình chuyển giao cần lưu ý những vấn đề cần có sự xác nhận của các bên liên quan. Tránh các vấn đề pháp lý phát sinh sau quá trình chuyển nhượng.
Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Cách Đánh Bài Tiến Lên Miền Bắc Cho Người Mới
Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tài sản sau khi đến văn phòng mới
Công việc cuối cùng của quá trình chuyển văn phòng là giám sát quá trình vận chuyển và kê khai tài sản khi đến văn phòng mới. Quá trình này bao gồm từ việc đóng gói và di chuyển đồ đạc đến các vị trí được chỉ định khi đến văn phòng mới. Điều này sẽ tránh được hư hỏng, mất mát đồ đạc trong quá trình vận chuyển.
Sau khi chuyển những đồ đạc cần thiết đến văn phòng mới, bạn cần xác định xem toàn bộ tài sản đã được chuyển đi hay chưa. Khoảng không quảng cáo dựa trên quy trình bạn liệt kê tài sản ở bước trên. Sau khi đã kiểm kê mặt bằng, bạn sẽ có thể sắp xếp, bố trí văn phòng mới theo kế hoạch của mình.
Lên kế hoạch ngân sách trước khi chuyển nhà
Khi chuyển đến văn phòng mới, công ty phải có kế hoạch rõ ràng, xác định chi phí và nguồn nhân lực cần thiết trong quá trình vận chuyển. Việc xác định trước những mặt hàng cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi vận chuyển. Để vận chuyển đồ đạc đến cơ sở mới, bạn có thể tham khảo chi phí chuyển văn phòng của nhiều công ty, đơn vị khác nhau. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị các khoản phí riêng để tránh phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí chuyển văn phòng bao gồm:
- Loại xe cho thuê (trọng tải xe)
- Số lượng đồ đạc cần vận chuyển
- Khoảng cách từ nơi đi và nơi đến (khoảng cách từ cơ quan cũ đến cơ quan mới).
- Một số chi phí khác như: phí cầu đường, xăng dầu, phí BOT, phí gửi xe, gửi xe…
Dịch vụ vận chuyển ở đâu uy tín?
Taxi tải Thành Hưng được nhiều khách hàng trên thị trường quan tâm và lựa chọn bởi chất lượng dịch vụ và giá cả hợp lý.
>>>>>Xem thêm: Chuyển Nhà Mới Cần Thủ Tục Gì? Những Lưu Ý Khi Chuyển Về Nhà Mới
Khách hàng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng của Taxi tải Thành Hưng sẽ được hưởng những lợi ích sau:
- Cam kết làm việc đúng thời gian, đúng tiến độ đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Miễn phí khảo sát và tư vấn giúp khách hàng lựa chọn gói cước phù hợp nhất.
- Nhân viên công ty sẽ lập danh sách số lượng tài sản cần vận chuyển có đóng dấu xác nhận của công ty để làm cơ sở báo giá chính xác nhất.
- Đề xuất phương án thi công hiệu quả nhằm tiết kiệm tối đa chi phí, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
- Cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chất lượng với giá cả cạnh tranh nhất trên thị trường.
- Nhân viên có kinh nghiệm
Thông tin liên lạc:
- Số điện thoại: 0333088889
- Địa chỉ: Số 2 Tổ dân phố số 3, Phường Cổ Nhuế 2, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội (Tìm vị trí)
- Website: http://taxitaithanhhungg.com/
- Email: taxitaithanhhungg15@gmail.com
Trên đây là những thông tin về chuyển văn phòng cần làm những gì mà doanh nghiệp nên lưu ý. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tìm được văn phòng mới cho doanh nghiệp của mình.
